Was muss bei der Einführung eines Bewerbermanagement-Systems beachtet werden?

Updated: Apr 5, 2022

In Zeiten des Fachkräftemangels ist eine überzeugende Candidate Experience entscheidend. Bewerber erwarten heute von Arbeitgebern:

• schnelle Rückmeldungen,

• einen sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten und

• eine persönliche Ansprache.

  
  

Unternehmen, die noch ohne Bewerbermanagement-System (BMS) arbeiten, können diese Anforderungen kaum erfüllen. Daher lohnt sich die Investition in ein modernes E-Recruiting-Tool. Damit die Einführung gelingt, sollten Unternehmen jedoch einige Punkte beachten.

1. Aktuellen Zustand analysieren & Ziele definieren

Bevor ein Bewerbermanagement-System eingeführt wird, ist eine Bestandsaufnahme wichtig:

• Welche Schwachstellen gibt es im Recruiting-Prozess?

• Welche Rahmenbedingungen (Budget, Ressourcen, IT-Infrastruktur) sind vorhanden?

HR, IT und Datenschutzbeauftragte sollten gemeinsam Anforderungen festlegen. Nur so kann die Software optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden.

2. Prozesse klar definieren

Ein Bewerbermanagement-System lässt sich an interne Abläufe anpassen. Wichtig ist daher, dass Recruiter den gesamten Workflow – vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung – genau dokumentieren.

Tipps:

• Verantwortungsbereiche klar festlegen.

• Auf eine SaaS-Lösung (Software as a Service) setzen, um flexibel zu bleiben.

• Anbieter wählen, die Nachbesserungen auch während der Einführung ermöglichen.

  
  

3. Den richtigen Anbieter wählen

Bei der Auswahl eines Systems sollten Unternehmen auf Zukunftsfähigkeit achten:

• Kontinuierliche Weiterentwicklung der Software.

• Talentpool-Funktion, um interessante Bewerberdaten DSGVO-konform zu speichern.

• Multiposting-Tools, mit denen Stellenanzeigen gleichzeitig auf mehreren Jobbörsen veröffentlicht werden können.

• Analytics-Funktionen, die Einblicke in Recruiting-Kanäle geben und die Effizienz steigern.

  
  

4. Cloud-Lösung vs. Eigenbetrieb

Unternehmen können ihr Bewerbermanagement-System entweder im eigenen Rechenzentrum betreiben oder eine Cloud-Lösung wählen.

• Eigenbetrieb: volle Datenkontrolle, jedoch hoher Kosten- und Wartungsaufwand.

• Cloud-Lösung: schnellere Reaktionszeiten, weniger interner Aufwand. Wichtig: DSGVO beachten und auf Anbieter mit Schweizer Rechenzentrum setzen, um Datensicherheit zu gewährleisten.

  
  

5. Mitarbeiter informieren & einbeziehen

Die beste Software bringt keinen Nutzen, wenn sie nicht akzeptiert wird. Daher sollten:

• Mitarbeiter frühzeitig in den Entscheidungsprozess eingebunden werden,

• Vorteile und Ziele transparent kommuniziert werden,

• Schulungen angeboten werden.

Ein Bewerbermanagement-System entfaltet nur dann seine volle Wirkung, wenn das gesamte Team dahintersteht.

Fazit: Erfolgreich ins digitale Recruiting starten

Die Einführung eines Bewerbermanagement-Systems ist ein wichtiger Schritt, um die Recruiting-Prozesse zu digitalisieren, die Candidate Experience zu verbessern und im Wettbewerb um Talente erfolgreich zu bleiben. Mit klar definierten Zielen, transparenten Prozessen und einem passenden Anbieter können Schweizer KMU ihre Personalgewinnung effizient, sicher und zukunftsfähig gestalten.