In der heutigen Zeit des Fachkräftemangels ist eine gute Candidate Experience bei der Suche nach Bewerbern besonders wichtig. Kandidaten erwarten von Arbeitgebern kurze Reaktionszeiten, sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten und eine persönliche Ansprache. Ohne ein Bewerbermanagement-System haben Unternehmen wenig Chancen, diesen Ansprüchen gerecht zu werden. Es lohnt sich also, in ein gutes E-Recruiting-Tool zu investieren. Die Einführung eines solchen Systems sollte allerdings gut geplant sein.
Auf folgende Schritte ist besonders zu achten:
1. Aktuellen Zustand analysieren und Ziele festlegen
Zunächst sollten sich Verantwortliche über die gegenwärtigen Schwachstellen im Bewerbungsprozess bewusst werden. Außerdem muss geprüft werden, welche Rahmenbedingungen vorhanden sind. So muss dann auch das Bewerbermanagement-System ausgelegt werden. Die HR- und IT-Abteilung sowie die Datenschutzbeauftragten müssen bei der Definition der Anforderungen eng zusammenarbeiten.
2. Prozesse sollten klar definiert werden
Eine Bewerbermanagement-Software lässt sich speziell an die Prozesse im Unternehmen anpassen. Recruiting-Verantwortliche müssen hierbei den genauen Ablauf - vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung - analysieren und Verantwortungsbereiche definieren. Der Fokus sollte immer auch auf einer Lösung auf SaaS-Basis liegen (Software as a Service). Bei einem solchen Betriebsmodell werden dem Kunden Funktionen kostenfrei zur Verfügung gestellt. Zudem sollte ein guter Provider auch die Möglichkeit bieten, selbst während der Einführung noch Nachbesserungen vorzunehmen.
3. Anbieter
Wenn es um die Auswahl für die Lösung geht, so sollte darauf geachtet werden, dass der Anbieter sein System auch kontinuierlich weiterentwickelt. Zusätzliche Funktionen wie ein Talentpool ermöglichen es, dass Recruiter Unterlagen von interessanten Bewerbern speichern, wenn diese damit einverstanden sind. Auch ein Multiposting-Tool bietet sich an, über welches man Ausschreibungen in vielen unterschiedlichen Stellenbörsen gleichzeitig veröffentlichen kann. Mithilfe einer Analytics-Funktion können Personalverantwortliche einfach und schnell HR-Kennzahlen ermitteln, die Auskunft darüber geben, welche Recruiting-Kanäle für welche Ausschreibungen geeignet waren.
4. Cloud-Lösung
Unternehmen haben heute die Wahl, ob sie das Bewerbermanagement-System im eigenen Rechenzentrum betreiben oder eine extern gehostete Cloud-Lösung einsetzen. Im eigenen Rechenzentrum behält das Unternehmen die Kontrolle über die Daten, aber das ist auch mit einem Kosten- und Zeitaufwand verbunden. Die Cloud-Lösung bietet kürzere Reaktionszeiten und eine Entlastung für die hauseigenen und zuständigen Abteilungen. Im Hinblick auf die DSGVO sollte bei der externen Lösung darauf geachtet werden, dass das Rechenzentrum des Dienstleiters in der Schweiz betrieben wird. So wird auch das Datenschutzniveau garantiert.
5. Mitarbeiter informieren
Bei der Einführung einer neuen Technologie sollte das gesamte Team über die Umstellung und die damit verbundenen Vorteile informiert werden. Im besten Fall sollten die Mitarbeiter bereits vor Beginn in den Entscheidungsprozess mit einbezogen werden. Ein Bewerbermanagement-System kann nur dann erfolgreich sein, wenn es auch von allen Mitarbeitern akzeptiert und genutzt wird.